På grund av den nuvarande Coronakrisen konfronteras många arbetsgivare och anställda med hemmakontoret för första gången. Videokonferenssystem används för att fortsätta hålla möten, konferenser och viktiga konversationer. Vi har sammanställt de viktigaste för dig i en jämförelse.
Coronavirus vände upp och ner vår arbetsvärld på mycket kort tid. Affärsresor avbryts och de som kan bör arbeta på hemmakontoret. Frågor uppstår snabbt som: Vad händer med lagmötena? Hur organiserar vi samarbetet och hur kommer datautbyte att fungera i framtiden? Detta är också möjligt med hjälp av olika verktyg som videokonferenssystem. Dessutom är ”fjärrarbete” en ostoppbar trend som kommer att hålla oss sysselsatta även efter krisen och kommer att vara en del av framtiden.
Hur fungerar videokonferenser?
Videokonferenser är för närvarande mer populära än någonsin. De gör det möjligt för två eller flera deltagare att utbyta information i realtid och från helt olika platser och arbetsrum. Beroende på systemet kan inte bara online-möten hållas. Många tjänster erbjuder mycket mer: Hela projekt kan hanteras i team och bearbetas tillsammans eller data kan utbytas med verktyget.
Differentiering från webbkonferens
Vid första anblicken verkar termerna videokonferens och webbkonferens innebära samma sak. I en webbkonferens är emellertid inte fokus på videoöverföring. Det handlar snarare om att dela skärmen, arbeta tillsammans på dokument eller en textbaserad chatt.
Vad behöver jag för en videokonferens?
Hårdvara: De flesta videokonferenssystem kräver endast en dator eller bärbar dator med webbkamera och mikrofon eller headset. Moderna smartphones och surfplattor är redan utrustade med det.
Internetanslutning: För att kunna kommunicera ordentligt med varandra via videokonferens bör du ha en bandbredd på minst 200 Kbits / s i både uppladdning och nedladdning.
Programvara: Det finns nu ett stort antal olika leverantörer. Vi presenterar några videokonferenssystem för användning på hemmakontoret.
Videokonferenssystem 1: Zooma
En videochatttjänst som är särskilt populär med tanke på den aktuella situationen är Zoom. Detta videokonferenssystem har fördelen att du kan komma i kontakt med många olika kollegor. Om du vill hålla en videokonferens måste du logga in med din e-postadress och sedan dela en länk. Alla kollegor kan använda den här länken för att delta i mötet utan att behöva skapa ett konto själva. Zoom erbjuder också uppgraderingar som gör att du kan ringa ännu fler personer eller till och med vara värd för webbinars. Demoversionen är gratis men inkluderar endast personliga diskussioner och gruppkonferenser med en tidsgräns på 40 minuter. Prenumerationerna börjar till ett månadspris på 13,99 euro per moderator.
Men var försiktig! Under en tid nu har Zoom kritiserats om och om igen. Videochatttjänsten ger sig omfattande rättigheter. Det sparar till exempel användardata och information om enheter, nätverk och internetanslutningar som används. Experter varnar också för att Zoom kommer att vidarebefordra den inspelade informationen till olika tjänsteleverantörer.
Översikt över zoomtariffmodeller
|
grundläggande |
Per |
Företag |
Företag |
|
|---|---|---|---|---|
|
Deltagare |
Upp till 100 |
Upp till 100 |
Upp till 300 Minst |
Upp till 1000 Minst |
|
pris |
fri |
13,99 euro per |
18,99 euro per |
18,99 euro |
Videokonferenssystem 2: Skype
Skype har varit ett av de mest populära videokonferenssystemen i världen i över 15 år. Med Skype kan du ringa upp till 50 personer samtidigt gratis, snabbt och enkelt. Allt du behöver göra är att skapa ett Skype-konto i början och lägga till dina Skype-kontakter i adresslistan. Så om du letar efter ett program för privat bruk och värdesätter en okomplicerad introduktion till ämnet har du hittat rätt programvara med Skype. Nackdelen: överföringen lämnar ofta mycket att önska, ljudavbrott eller klippning förekommer för ofta för att verktyget ska rekommenderas för vanliga eller professionella videochattar.
Skype används också i stor utsträckning av privatpersoner.
Videokonferenssystem 3: Google Meet
Med "Meet" har Google sitt eget videokonferenssystem som erbjuds helt och hållet via webbläsaren. För att kunna planera och hålla online-möten behöver du en företagslicens, ett så kallat "G Suite-konto", som är avgiftsbelagt. Det finns tre prissättningsmodeller:
- G Suite Basic för knappt 5 euro per användare och månad
- G Suite Business för knappt 10 euro per användare och månad
- G Suite Enterprise för 23 euro per användare och månad
Om du inte har en kan du fortfarande delta i videokonferenser, men du kan inte själv organisera någon. Fördelen med "Meet": Eftersom tjänsten är integrerad i G-Suite och den synkroniseras med kalendern har du alltid en översikt över alla viktiga möten. Tjänsteleverantören erbjuder också möjlighet att spela in videokonferenser och dela dem senare.
Bra att veta: På grund av Corona-krisen beslutade Google att G Suite- och G Suite Education-användare nu kan hålla möten med upp till 250 personer gratis, livestreama videor för upp till 100 000 tittare och spela in möten och spara dem i Google Drive.
Videokonferenssystem 4: Microsoft Teams
Microsoft Teams kombinerar chatt, online-möten och datautbyte i en app. Olika lag kan skapas, var och en kan utbyta information i en gruppkanal. Var och en av dessa kanaler har till och med en individuell e-postadress så att meddelanden kan skickas dit direkt från Outlook. I de enskilda teamen kan du också starta ljud- och videokonferenser och utbyta dokument som Excel, Power Point och Word och visa dem i realtid. En stor fördel: Alla filer som skickades i chatten är automatiskt tillgängliga för alla mottagare i en SharePoint Online-enhet. På grund av den nära förbindelsen mellan Microsoft Teams och Outlook kan organisationen av möten också planeras centralt.I Microsoft Teams kan till exempel "Microsoft Planner" också integreras i team så att enskilda uppgifter kan definieras och tilldelas medlemmar.
Översikt över Microsoft Teams-kostnader
|
Microsoft Teams fri |
Office 365 Business Essentials |
Office 365 Business Premie |
|
|---|---|---|---|
|
Användare |
Upp till 300 |
Upp till 300 |
obegränsat |
|
pris (i |
fri |
4,20 euro per |
10,50 € per |
Tips: På grund av Corona-krisen erbjuder Microsoft en gratis testversion av Office 365 E1 som omfattar Microsoft Teams i sex månader.
De flesta verktyg erbjuder också ett chattrum där du kan ha ständig kontakt med varandra.
Videokonferenssystem 5: Bitrix 24
Denna leverantör av videokonferenssystem erbjuder en heltäckande lösning för ett företags uppgifter och projektledning. Inte bara har du möjlighet att hålla små videokonferenser, men du kan också samordna möten, spara data centralt och samordna uppgifter och projekt. Bitrix 24 erbjuder sex taxamodeller, varav en är gratis och är vanligtvis lämplig för små företag med upp till 12 anställda.
Översikt av Bitrix 24 tariffmodeller
|
Fri |
Starta + |
CRM + |
Projekt + |
standard |
professionell |
|
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Användare |
För närvarande |
2 |
6: e |
24 |
50 |
Obegränsat |
|
pris |
Fri |
24 euro |
69 euro |
69 euro |
99 euro |
199 euro |
Tips: På grund av Coronakrisen har den övre gränsen för deltagare nu tagits bort så att ett obegränsat antal användare för närvarande kan arbeta med gratisversionen.
Webbkonferenssystem med videofunktion 6: Mikogo
Mikogo-videokonferenssystemet möjliggör främst skärmdelning för att optimera webbkonferenser och onlinemöten. Man skiljer mellan en gratis version och den licensierade versionen (Standard / Professional / Team) med alla tillgängliga funktioner. De som väljer de betalda versionerna kan kommunicera med upp till 25 personer samtidigt. Förutom möjligheten att dela dokument och program i realtid, spela in möten och hålla presentationer med en interaktiv whiteboard, har Mikago också fördelen att deltagande är 100 procent webbaserat och inte kräver nedladdningar, plugin-program eller liknande.
Översikt över kostnaderna för Mikogo
|
standard |
professionell |
team |
|
|---|---|---|---|
|
Användare |
För folk mötena med bara en person fullgöra |
För folk mötena med upp till 25 personer fullgöra |
För lag med upp till till fem personer, de samtidiga mötena fullgöra 75 euro per månad |
|
pris |
12 euro per månad |
15 euro per månad |
75 euro per månad |
De viktigaste funktionerna i ett videokonferenssystem i en överblick
Beroende på avsedd användning bör det valda videokonferenssystemet erbjuda olika funktioner. Nedan har vi sammanfattat vilka av dessa som ofta efterfrågas.
- Konferenser och möten
För att garantera ett optimalt utbyte måste videokonferenssystemet ha enkel åtkomst till webbkameran och mikrofonen. Dessutom bör den kunna upprätthålla ljud- och videokvaliteten även med flera deltagare. För stora teammöten måste det finnas en knapp för att stänga av mikrofonen. Detta är det enda sättet att undvika irriterande bakgrundsljud.
- Fildelning
Bra videokonferensprogram gör det möjligt att utbyta data så att viktiga dokument som presentationer, listor och projektuppdateringar kan skickas till konversationspartnerna i realtid.
- Skärmdelning
Funktionen att överföra en deltagares skärm till alla andra skärmar är också särskilt viktig. Du kan arbeta med ett dokument i realtid eller visa en presentation.
- Fjärråtkomst och samsurfning
Så kallad samsurfning används mindre ofta. Med den här funktionen kan du komma åt en annan deltagares dator och ta kontroll över musen och tangentbordet. Personen du pratar med kan följa vad du gör på sin dator. Detta verktyg är särskilt viktigt för personer som arbetar med IT-kundtjänst i ett företag.
| zoom | Skype | Google Meet | Microsoft Teams | Bitrix 24 | Mikogo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| video konferens | Beroende på tariff med upp till 1000 deltagare | med upp till 50 deltagare | Beroende på tariff med upp till 250 deltagare | Med upp till 250 deltagare | Video konferens med upp till 4 personer med levande bild Video samtal med max 12 deltagare | Beroende på frekvensen på upp till 50 deltagare, men bara de fyra första är live att se |
|
File | Ja | Ja | Ja | ja, i SharePoint online upp till 15 GB | Ja, beroende på taxa, obegränsad molnlagring | Ja |
| screen transmissions | Ja | ja upp till 300 MB | Ja | Ja | Ja | Ja |
| co- surfning | ja, beroende på taxan | Nej | Nej | Ja | Nej | Ja |
| Start av konferensen | Ja | Endast med tillägg möjligt | Ja | Ja | Nej | Ja |
| kostar | gratis, uppgraderingar från 13,99 € per månad och moderator |
fri | 5 till 23 euro per månad och användare | gratis, uppgraderingar från 4,20 € till 10,50 € |
gratis, | 12 till 75 euro per månad |
| fördelar |
Lätt att Massor av Som delvis |
Lätt att helt | Stort abonnentnummer |
Stort abonnentnummer Länk stort |
Omfattande Data |
Tyskt enkel |
| nackdel | Dataskydd och säkerhet frågor |
Med många knappast något | Ingen gratis plan tillgänglig | Inget tyskt dataskydd |
Video Installationen på tidskrävande | Videokonferenser för små grupper endast |