Fastighetsförvaltare i en ägargrupp har en viktig roll att spela och bör definitivt vara lämpliga för denna position. I det följande förklarar vi hur du som en ägargrupp kan hitta rätt person och vad som händer när en ny fastighetsförvaltare måste hittas.
Fastighetsförvaltaren för ett bostadskomplex har en stark position: Han har medel från husägarföreningen (WEG). Han kallar ägarmöten och genomför de resolutioner som antagits där. Han tar hand om reparationer och underhåll på den kommunala egendomen. För att göra detta måste han hålla reda på den komplexa bostadsrätten. Det kräver (mestadels) en professionell.
Hitta en fastighetsförvaltare
En WEG kan i princip också hantera sig själv. Detta kan fungera för ett litet bostadsområde. Men så snart bara en ägare vill ha en "riktig" chef måste samhället utse en. För att göra detta behöver hon först ett urval av sökande. ”Det borde finnas tre erbjudanden. Annars kan bristen på alternativ leda till att ägare senare framgångsrikt bestrider orderbeslutet, säger Annett Engel-Lindner, advokat som specialiserat sig på hyresrätt och bostadsrätt.
När man forskar kan samhället (eller medlemmarna som bryr sig om det) fokusera på närliggande kandidater. När allt kommer omkring är korta avstånd viktiga så att chefen regelbundet kan kontrollera fastigheten senare. Den första inspektionen borde ha ägt rum före valet. Julia Wagner från ägarföreningen Haus & Grund Tyskland förklarar varför: ”Kandidater måste känna bostadskomplexet för att kunna lämna ett välgrundat erbjudande.” Hon rekommenderar också att man är uppmärksam på medlemskap i en yrkesförening, även om det inte ensam garanterar kvalitet.
Vad gör en bra administratör?
En bra kontakt med din fastighetsförvaltare bör vara högsta prioritet för husägare. För att du ska lyckas, ta hänsyn till budord nummer ett: Som en gemenskap väljer du den professionella som faktiskt passar dig, som kan tillhandahålla referenser, som utstrålar kompetens och professionalism och som verkar vara omtyckt för dig.
En dålig fastighetsförvaltare kan ofta bara kännas igen senare om han till exempel har gett ägarna dåliga råd om underhåll och mycket pengar har investerats felaktigt. Så skäl nog för ägarna att välja förvaltaren noga och titta noga på dem. Lyckligtvis trädde en lag som reglerar fastighetsförvaltare i kraft sommaren 2018. Du behöver nu godkännande. De får bara detta om de kan bevisa tillförlitlighet, sunda ekonomiska förhållanden och ingå en yrkesansvarsförsäkring, samt regelbundet delta i utbildningskurser.
Förvalet av fastighetsförvaltaren
I förväg bör ledningsrådgivaren eller de förvalda personerna förhandla specifikt för att kunna föreslå tre förvaltningsbolag till lägenhetsägarna. Kandidaten väljs sedan med enkel majoritet i högst fem år. Ledningsavtalet reglerar hans uppgifter och ersättningar samt utnämningstiden. Hur mycket frihet ett ägarsamhälle ger fastighetsförvaltaren kan bestämmas av dem.
Den som tar hand om förvalet ska skapa en checklista med alla poäng som krävs av kandidaten. Så beslutet är objektivt och oberoende av pris och person. Förutom den affärsansvarsförsäkring som föreskrivs i godkännandet, inkluderar detta även ekonomisk förlustansvar och förtroende. Dessutom bör den sökande ha ett professionellt kontor så att han kan nås av ägarna och en ersättare ges under semestern. Administratören bör också ta hänsyn till egenskaperna hos det enskilda systemet. Tyvärr erbjuder vissa sökande bara en låg standard.
Den ideala fastighetsförvaltaren måste uppfylla ett antal krav.
Ledningsavtalet
Fastighetsförvaltaren presenterar oftast ett utkast som vanligtvis tar hänsyn till hans intressen. "Ägarna bör därför titta kritiskt på det", rekommenderar Gabriele Heinrich från konsumentskyddsföreningen "Living in property". Förvaltningsavtalet bör ge ägarna kontrollalternativ, t.ex. tvinga fastighetsförvaltaren att samla in husbetalningar från delägare som inte är villiga att betala, att skicka protokollet från ägarstämman inom två till tre veckor och få godkännande från rådgivande nämnden för kontrakt med hantverkare som överstiger ett visst belopp. Om det i avtalet finns särskilda betalningar för administratören bör deras behörighet kontrolleras.
Administratörens rättsliga uppgifter
- Åtgärder för korrekt underhåll och reparation av den kommunala egendomen
- Göra och ta emot betalningar och tjänster
- Hantera de insamlade medlen
- Påståenden från husägarföreningen
- leda ett konto
- ytterligare befogenheter, till exempel sammankallande, ordförande och upprättande av protokollet från beslut om lägenhetsmöte
- Genomföra beslutsprocessen
”En bra förvaltning har inte bara kommersiell kunskap. Och det finns personliga kontakter, säger Gabriele Heinrich. ”En fungerande administration reagerar snabbt på meddelanden om fel och dokumentresultat. Hon övervakar byggnadernas tillstånd, insisterar på renoveringsåtgärder, bildande av reserver och tar över medlingen i konflikter mellan ägarna. ”För förvaltningar är också en försäkring om affärs- och egendomsskada oumbärlig. Ju större system, desto högre täckning bör det vara. Fidelity försäkring täcker avsiktlig skada orsakad av administrativ personal.
Korrekt och felaktig kontohantering
Chefens centrala uppgift är att övervaka hushållsföreningens (WEG) inkomster och utgifter. Ägarnas konton är fortfarande så kallade betalkonton som körs i fastighetsförvaltarens namn. "Idag är dock endast konton på ägarnas community acceptabla", säger Heinrich. Fördel för båda parter: Rättigheterna ligger otvetydigt hos samhället, administratören tar endast över kontohanteringen på ägarens vägnar. Sådana utländska penningkonton erbjuder mer säkerhet i händelse av administratörens konkurs eller död och är lättare för ägarna att kontrollera.Dessutom bör samhället begränsa administratörens förfogande över kontot och göra detta beroende av tillstånd från en lägenhetägare eller rådgivande styrelse - till exempel för reservkontot eller från vissa belopp.
Fastighetsförvaltarens ersättning
Förvaltningsavgiften är fritt förhandlingsbar. Det beror på den tekniska standarden och storleken på fastigheten. Tumregel: ju fler enheter ett system har desto billigare är ersättningen. Området ligger mellan 25 och 30 euro per månad per bostadsenhet. Den professionella kan tillämpa en särskild ersättning för tjänster såsom administratörens godkännande för försäljning av en lägenhet. Det finns ingen ytterligare ersättning för att hantera insamlingen av beslut, även om detta föreskrivs i förvaltningsavtalet.
Uppsägning av administratören
Ofta skyddas administratören av ett avsnitt i avtalet: Att han bara kan återkallas av en viktig anledning, till exempel om han godtyckligt tilldelar order för större reparationer. Det har visat sig användbart att komma överens om en tidsperiod på ett till två år i förväg. Det räcker med tid för båda parter att kontrollera deras förhållande - utan att behöva vänta tillsammans onödigt länge om samarbetet inte fungerar.
Fastighetsförvaltarens lättnad
Många lägenhetsägare vet inte om de ska avlasta fastighetsförvaltaren vid ägaremötet. "Med ansvarsfriheten avstår du från din rätt till ersättning för alla kända eller igenkännliga fel hos administratören under ansvarsfriheten", varnar Heinrich. Därför bör detta alltid övervägas noggrant.
Byt fastighetsförvaltare
Varannan år röstar WEG på administratören. Om det emellertid blir uppenbart inför valet att den sittande administratören inte längre får majoritet, börjar sökandet efter nya kandidater. Om du tar dig an den här uppgiften i din WEG måste du få tre erbjudanden och informera delägarna om dem i god tid. Tillåt minst tre månader i förväg. Mindre WEG startar bättre tidigare. Du behöver ofta fler försök att hitta tillräckligt med sökande. Den gamla administratören, om han fortfarande är i tjänst, måste sammankalla och hålla ägarmötet. Så han hjälper till att bestämma sin egen efterträdare.
Vad du bör tänka på när du byter
Idealt löper kontraktet parallellt med ordern. Om inte, måste ägarna följa de överenskomna uppsägningsperioderna - och se till att den nya chefen alltid kombinerar order och avtalsperiod. Annars kan det hända att WEG säger upp administratören från ämbetet, men kontraktet fortsätter och ett krav på ersättning kvarstår.
Exempel: Administratören har utsetts för obestämd tid. Då är den maximala varaktigheten fem år. Ägarstämman kan dock när som helst avvisa det med enkel majoritet - förutsatt att inget annat har överenskommits (till exempel endast av en viktig anledning). Kontraktet upphör när dess mandatperiod har begränsats till mandatperioden. I avsaknad av en sådan klausul fortsätter den att gälla. Dessutom kan inte alla avtal sägas upp lätt, till exempel för att det innehåller en minimitid. Men om det finns en viktig anledning till uppsägningen, såsom insolvensförfaranden eller underlåtenhet att genomföra resolutioner, kan WEG i vilket fall som helst säga upp avtalet utan föregående meddelande.