Att arkivera och skydda dokument kan snabbt bli en utmaning. För med tiden finns det massor av papper, fakturor och kontrakt som måste sorteras och märkas. Så att du inte tappar koll, förklarar vi vad du borde veta om ämnet.
För att lagra dokument ordentligt behöver du tålamod och uthållighet - men arbetet är värt det, för alla vet: "Orden är halva striden". Om du inte längre vill leta förgäves efter viktiga dokument i pappersbunten på skrivbordet kan du göra ditt liv enklare med bara några steg.
Men vad betyder ett dokument egentligen? I princip innehåller dokument relevant eller viktig information. Dessa behöver inte alltid vara i pappersform; de kan också innehålla digital information av något slag. De fungerar emellertid alltid som rättssäkerhet, så att detta brev kan bevisa exakt vad som planerades eller genomfördes - till exempel dokumenterar de en betalning eller andra juridiskt viktiga processer.
Lagringsperioder för dokument
Till skillnad från företag, näringsidkare eller egenföretagare är privatpersoner vanligtvis inte föremål för lagstadgade behållningskrav. Det enda undantaget är hantverksräkningar som måste bevisa att inget olagligt arbete har utförts ( paragraf 14b (1) UStG ). Ändå är det lämpligt att arkivera andra viktiga dokument under en viss tidsperiod. Följande lagringsperioder bör åtminstone iakttas:
- minst två år
Det finns ingen reglerad lagringsperiod för försäljningskontrakt, kvitton, fakturor och garantidokument. När man köper nya varor slutar man dock ett köpeavtal i enlighet med den tyska civillagen, som är giltigt i två år. Dessutom bör du förvara handlarnas räkningar, räkningar från läkare, advokater och notarier under samma tid.
- minst fem år
Klagomål och anspråk på brister i hemmet.
- minst sex år
Höginkomsttagare med en årslön på mer än 500 000 euro per år måste behålla sina kontoutdrag i minst sex år.
- cirka 30 år
Domstolsavgöranden, betalningsuppdrag och rättegångar
- livslångt
Vissa dokument måste sparas under en livstid. Dessa inkluderar medicinska rapporter, utbildningsintyg, examensbevis, födelsebevis, dopbevis, vigselbevis, dödsbevis för familjemedlemmar och dokument för beräkning av pensioner. Det senare inkluderar även anställningsavtal, lönebesked och socialförsäkringsdokument.
- privata skattehandlingar
I allmänhet behöver privata skattehandlingar inte sparas. Om en skattebedömning är markerad som "preliminär" eller "föremål för granskning" bör dock dokumenten förvaras tills de har klargjorts helt.
- Låneavtal och försäkringar
Kontrakt för bankprodukter ska finnas tillgängliga under hela löptiden och i ungefär tre år efter utgången av denna period. Detsamma gäller försäkringshandlingar.
Utforma arkivsystemet för dokument
Ett välstrukturerat arkivsystem är det bästa sättet att hålla dokument säkra och långa. Vilken typ av lagring du väljer beror främst på dina preferenser. För små kontor och få dokument räcker ett litet skåp så att du helt enkelt kan glida under skrivbordet. Om du inte vill ha några utrymme problem senare bör du dock investera direkt i ett rymligt skåp som erbjuder tillräckligt med lagringsutrymme för filer och mappar. För dokument som du inte behöver hela tiden kan du köpa flera Din-A4-mappar, som du märker därefter och tillhandahåller avdelare. Du kan också använda mappfärgen för att göra olika innehåll tydliga. Till exempel kan alla husbyggnadsmappar vara gröna och finansiera mappar svarta.De som föredrar enhetliga mappar bör fästa vikt vid exakt märkning så att de papper som krävs är snabbt till hands.
För viktiga dokument som används om och om igen på kontoret är märkta hängande filer lämpliga som förvaras i motsvarande hängande arkivskåp. Skåpets storlek, färg och design kan väljas individuellt.
Men kassettregistret, som består av plastkassetter i DIN A4 liggande format, är också lämpligt för direkt och snabb åtkomst till enskilda filer.
Om du har papper på kontoret eller hemma som du behöver om och om igen eller som fortfarande behöver bearbetas kan du helt enkelt lägga dem på ett brevfack. Undvik dock att samla in för många dokument där, annars uppstår röran snabbt igen.
Avstängningsfiler har fördelen att dokument inte behöver stansas. Dokumenten placeras helt enkelt löst i mappen och kan också tas bort snabbt igen.
Brandsäker dokumentkassett
Brandsäkra dokumentkassetter är perfekta för att skydda viktiga dokument som pass eller födelsebevis i händelse av brand eller översvämning. De tål höga temperaturer i upp till 60 minuter och är extremt stabila och robusta, så att tjuvar knappast har en chans. Måtten på de flesta kassetterna motsvarar DIN A4-format och kan därför också lagra DIN A4-mappar eller hela register. De har också ett handtag och kan därför lätt transporteras.
Digital lagring av dokument
Mängden dokument som man samlar in under en livstid är ofta ganska stor. Men inte sällan finns det inte tillräckligt med utrymme för att lagra alla dokument. En lösning här är den digitala lagringen av dokumenten. Det finns olika arkiveringsprogram för dokument. Detta kräver exakt forskning om vilken programvara som passar dig. Om du huvudsakligen vill spara e-post kan detta vara ett problem för vissa program. Ett bra arkiveringsprogram kan inte bara hantera skannade pappersdokument eller PDF-filer utan ska också automatiskt tilldela e-postmeddelanden och bilagor till rätt elektroniska filer.
Om du föredrar att digitalisera dina dokument själv utan programvara behöver du en bra skanner och tillräckligt med lagringsutrymme i form av en extern hårddisk. Det finns många argument för att skanna dina dokument: Om du sparar dokument elektroniskt och i kopia kan du skydda dem mot förlust eller förstörelse. Du kan också spara kontor och potentiellt pengar. Och sist men inte minst förbättrar du din kontorsorganisation: Elektronisk arkivering skapar ordning och tydlighet.
Det är tillrådligt att skapa en andra extern hårddisk för att vara på den säkra sidan så att inga data kan gå förlorade. Hårddiskar med spegelfunktion är en ganska säker lösning för lagring av viktig data. Principen: det finns två hårddiskar i ett hus. De två hårddiskarna kommunicerar med varandra och speglar deras innehåll - dubbelt så bra. Om en av plattorna är defekt finns det alltid den andra.
Efter 5 till 10 år är det dock tillrådligt att köpa en ny hårddisk, eftersom digitala lagringsmedier också har en begränsad hållbarhet. Om en hårddisk i ett så kallat raid-system visar brister bör du köpa två nya. Gränssnitten och anslutningarna mellan lagringsmediet och datorn ändras också då och då - en annan anledning att överföra data till nya externa enheter.
När du väl har digitaliserat dina dokument är det naturligtvis också viktigt att skapa ordning på hårddisken. Du kan helt enkelt skapa en lämplig mappstruktur med rätt namn. Du har också möjlighet att tagga de enskilda filerna. När det gäller filtypen bör du använda beprövade format som JPEG.webp och PDF, som också lovar en viss framtidssäkerhet. Det är bättre att undvika exotiska filformat.
Åtminstone de mappar som innehåller känsliga dokument bör krypteras. Operativsystemets standardkrypteringsfunktion är vanligtvis tillräcklig för detta. Var noga med att skriva ner lösenordet och spara det på en plats som du fortfarande kommer ihåg om tio år - om du glömmer det finns det knappast någon möjlighet att komma åt de krypterade uppgifterna. Kryptering är särskilt viktigt om din dator har internetåtkomst, eftersom det nu finns många trojaner i omlopp, särskilt för Windows-system, som kan spionera på data från andra datorer.
Digitalisering av dokument tar lite tid, men sparar mycket utrymme.
Lagra dokument online i molnet
Onlinelagring kan också användas för dataarkivering. Det är enkelt och billigt, om inte gratis. Det finns många leverantörer: Dropbox, Amazon eller Google Drive är några av de stora tjänsterna. Men de som förlitar sig på bekväma molntjänster måste också ha mycket förtroende: I slutändan ger du dina data i händerna på andra företag. De är bara så säkra som respektive leverantör gör dem. Du kan också ha driftskostnader och ingen kontroll över tjänsteleverantörens framtid. Molnlagring är därför inte första valet för känslig data.
Lagra dokument externt
Berlinföretaget Deba Bauarchiv GmbH erbjuder en tjänst speciellt för fastighetsägare. Hon har specialiserat sig på att lagra och hantera dokument från mest privata fastighetsägare. "Kunderna tar med sig sina filer till oss, vi indexerar dem och lagrar dem med oss under särskilda säkerhetsåtgärder", förklarar VD Ben Stoffregen. Om kunden behöver ett dokument eller en kopia kan han begära det från Deba, som skickar det per post eller kurir. Eftersom dokument går vilse om och om igen när de flyttas. "Det kostade en nuvarande kund mycket pengar: För att lägga till ytterligare en våning i sitt hus var han tvungen att spendera tiotusentals euro på ny statistik och andra analyser."